Когато ИТ инфраструктурата пречи, а не помага?!

В началото на 2025 г. към нас се обърна счетоводна къща  – динамична и амбициозна компания, която обаче се сблъскваше с редица технологични предизвикателства. Остарели компютри, нестабилен софтуер и лошо организирана мрежова структура спъваха ежедневната работа на екипа.

Целта ни беше ясна:

• Да модернизираме ИТ инфраструктурата;
• Да осигурим надеждност и защита на данните;
• Да изградим процес по сканиране и складиране на файлове на различните клиенти на счетоводната агенция;
• Да спестим време и усилия на екипа;
• И най-вече – да създадем устойчива основа за бъдещ растеж.

След първоначален ИТ одит в офиса на компанията идентифицирахме няколко сериозни проблема:

• Остарели настолни компютри, които никога не бяха почиствани или поддържани;

• Шумна и неефективна работна среда – кабели навсякъде, липса на организация, виещи перки от компютрите;

• Несигурен файлов сървър без автоматичен архив (бекъп) – загубата на данни беше само въпрос на време;

• Стар Mikrotik рутер, без актуализации и със слаб Wi-Fi сигнал. На разстояние от две стаи работеха две Wi-Fi устройства;

• Използваше се огромен "rack" шкаф(шкаф за комуникационна техника), заемащ ценно пространство;

• Отдалечен достъп чрез AnyDesk – бавен и неудобен начин за работа извън офиса;

  Проблемите не бяха само технически – те имаха реално отражение върху ефективността на екипа. Основната ни мисия беше да върнем времето на служителите, за да се фокусират върху работа си, а не върху „битки“ с техниката.

Техническите проблеми имаха реално отражение върху ефективността на екипа. Основната ни мисия беше да върнем времето на служителите, за да се фокусират върху работа си, а не върху „битки“ с техниката.

Още на първата ни среща стана ясно: тук не става дума за просто обновяване на техника, а за цялостна трансформация.

• Детайлен ИТ одит
  • Анализирахме всички устройства и системи
  • Идентифицирахме критичните точки
  • Изградихме поетапен план, който позволява непрекъсната работа по време на промяната
• Модернизация на оборудването
  • Подменихме морално и физически остарелите машини
  • Внедрихме NAS устройство, което замени ненадеждния сървър(работен компютър с ниски хардуерни спецификации)
  • Оптимизирахме мрежовата инфраструктура – нов рутер, силен Wi-Fi сигнал, стабилна вътрешна комуникация, сигурна и надеждна връзка.
  • Добавихме повече оперативна (RAM) памет в лаптопите.
  • Клиентът закупи нови монитори, клавиатури и мишки за служителите.
• Повишена сигурност и достъпност
  • Въведохме автоматизиран бекъп на данните.
  • Данните вече се съхраняват на две независими локации – NAS и защитен Cloud профил.
  • Настроихме VPN достъп, който елиминира нуждата от AnyDesk и значително подобри скоростта и сигурността на отдалечената работа. С това действие премахнахме изискването компютрите в офиса да работят постоянно, за да могат да се достъпват с AnyDesk.
• Пространство и организация
  • Освободихме ценно място чрез премахване на остарелия rack шкаф
  • Организирахме кабелите и работните станции за по-ергономична среда
  • Премахнахме ненужните кабели, които заемаха място и събираха прах;
  • Направихме план и процес по сканиране на всички документи в офиса, за да не се налага да съхраняват хартиени документи в папки години наред,

Разбираме, че дори най-доброто ИТ решение няма стойност, ако хората не знаят как да го използват. Затова проведохме обучение за целия екип, с фокус върху:

• Работа с новата система
• Добри практики за сигурност
• Бърз достъп до файлове и работа в облака

Намалихме времето за достъп до файлове с над 50%

• Спестихме време от около 90 минути на ден на всеки един от служителите на компанията
• Екипът вече работи в по-тиха и подредена среда
• Данните са защитени с автоматичен бекъп и облачен достъп
• Отдалечената работа е по-сигурна, по-бърза и по-удобна през VPN
• Освободихме над 3 кв.м. пространство, използвани за нова зона за срещи

Случаят е пример за това как навременната ИТ трансформация може да доведе не само до по-сигурна инфраструктура, но и до значително по-ефективна ежедневна работа. Ние вярваме, че добрите ИТ решения не просто поддържат бизнеса, а го движат напред.

Ако и вашата компания усеща, че техниката вече не помага, а пречи – свържете се с нас. Заедно можем да изградим ИТ среда, която работи за вас.